Use of rational subgrouping to understand variation and opportunity for improvement in time to ultrasound

Abstract

Objective

To understand factors that contribute to variation in time to abdominal and/or pelvic ultrasound in pediatric patients in an emergency department (ED) by utilizing rational subgrouping to assess opportunity for improvement.

Methods

All abdominal and pelvic ultrasounds conducted in the Alberta Children’s Hospital ED from May 2019 to April 2021 were included. Time of study order and time of study completion were obtained from the electronic health record. Statistical process control (SPC) I-charts were used to analyze the quarterly median number of minutes from ultrasound order to completion. Rational subgrouping was used to stratify the data based on sex, age, and ED shift type, and identify special cause variation between groups. Findings were used to inform local decision-making.

Results

Special cause variation was detected among subgroups for sex, age group, and shift type. The median time from order of an abdominal and/or pelvic ultrasound to completion of study was 155 min. Females had a median order to completion time of 178 min, while males had a completion time of 131 min. From age 0 to 3, the median time was 110 min, compared to 149 min for ages 4 to 11 and 171 min for ages 12 and older. Day shifts had a median order to completion time of 145 min, compared to 129 min for evening shifts and 269 min for night shifts.

Conclusions

Longer time to study completion was observed in female patients, older patients, and during night shifts. Use of rational subgrouping supported understanding of variation among subgroups of patients evaluated with abdominal and/or pelvic ultrasound. This allowed informed decision-making regarding opportunities for improvement. Rational subgrouping is a useful methodology in planning QI initiatives as it identifies sources of variation within a nonhomogeneous population and allows for judicious decision-making in a context of limited resources.

Résumé

Objectif

Comprendre les facteurs qui contribuent à la variation dans le temps de l’échographie abdominale et/ou pelvienne chez les patients pédiatriques dans un service d’urgence (ED) en utilisant un sous-groupe rationnel pour évaluer la possibilité d’amélioration.

Méthodes

Toutes les échographies abdominales et pelviennes effectuées à l’urgence de l’Hôpital pour enfants de l’Alberta de mai 2019 à avril 2021 ont été incluses. L’ordre et l’heure de fin de l’étude ont été obtenus à partir du dossier médical électronique. Des diagrammes en I de contrôle statistique des processus (SPC) ont été utilisés pour analyser le nombre médian trimestriel de minutes entre la commande d’échographie et l’achèvement. Un sous-groupe rationnel a été utilisé pour stratifier les données en fonction du sexe, de l’âge et du type de quart de travail aux urgences, et pour déterminer la variation des causes spéciales entre les groupes. Les conclusions ont été utilisées pour éclairer la prise de décisions à l’échelle locale.

Résultats

Une variation de cause spéciale a été détectée parmi les sous-groupes pour le sexe, le groupe d’âge et le type de poste. Le temps médian entre la commande d’une échographie abdominale et/ou pelvienne et la fin de l’étude était de 155 minutes. Les femelles avaient un délai médian de 178 minutes, tandis que les mâles avaient un délai de 131 minutes. De 0 à 3 ans, le temps médian était de 110 minutes, comparativement à 149 minutes pour les 4 à 11 ans et 171 minutes pour les 12 ans et plus. L’ordre médian des quarts de jour était de 145 minutes, comparativement à 129 minutes pour les quarts de soir et 269 minutes pour les quarts de nuit.

Conclusions

On a observé un délai plus long avant l’achèvement de l’étude chez les patientes, les patientes âgées et pendant les quarts de nuit. L’utilisation de sous-groupes rationnels a permis de comprendre la variation entre les sous-groupes de patients évalués par échographie abdominale et/ou pelvienne. Cela a permis de prendre des décisions éclairées sur les possibilités d’amélioration. Le sous-regroupement rationnel est une méthode utile pour planifier les initiatives d’AQ, car il permet de déterminer les sources de variation au sein d’une population non homogène et de prendre des décisions judicieuses dans un contexte de ressources limitées.